cara pembuatan surat yang baik dan benar

Diposting pada

Surat adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam kehidupan sehari-hari. Baik itu surat resmi, surat pribadi, atau surat bisnis, penting untuk mengetahui cara pembuatan surat yang baik dan benar. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara menyusun surat dengan tepat, mulai dari format yang benar hingga tips penulisan yang efektif.

Baca Cepat show

1. Tentukan Tujuan Surat

Langkah pertama dalam pembuatan surat yang baik dan benar adalah menentukan tujuan surat tersebut. Apakah Anda ingin memberi informasi, meminta sesuatu, atau mengungkapkan perasaan? Menentukan tujuan surat akan membantu Anda merumuskan pesan dengan jelas dan tepat.

2. Pilih Format Surat yang Tepat

Setelah menentukan tujuan surat, langkah berikutnya adalah memilih format surat yang sesuai. Ada beberapa format surat yang umum digunakan, antara lain:

  1. Surat Resmi: Digunakan untuk keperluan bisnis atau formal dengan format yang standar.
  2. Surat Pribadi: Digunakan untuk komunikasi informal antara individu.
  3. Surat Lamaran: Digunakan untuk melamar pekerjaan dengan format yang khusus.
  4. Surat Undangan: Digunakan untuk mengundang seseorang ke acara tertentu.

Pilih format yang tepat sesuai dengan keperluan surat Anda.

3. Cantumkan Alamat Pengirim dan Penerima

Setiap surat harus mencantumkan alamat pengirim dan penerima dengan jelas. Alamat pengirim biasanya ditempatkan di pojok kanan atas surat, sedangkan alamat penerima ditempatkan di pojok kiri atas surat.

Contoh:

Pengirim:
Nama: John Doe
Alamat: Jalan Raya No. 123, Jakarta

Penerima:
Nama: Jane Smith
Alamat: Jalan Merdeka No. 456, Surabaya

4. Sertakan Tanggal dan Tempat

Setiap surat juga harus mencantumkan tanggal dan tempat penyusunan surat. Tanggal biasanya ditempatkan di bawah alamat pengirim, sedangkan tempat ditempatkan di bawah tanggal.

Contoh:

Tanggal: 1 Januari 2022
Tempat: Jakarta

5. Tulis Salam Pembuka

Salam pembuka adalah bagian surat yang digunakan untuk menyapa penerima surat. Salam ini harus sesuai dengan tingkat keformalan surat yang Anda tulis.

Contoh salam pembuka:

  • Surat Resmi: Kepada Yth., Bapak/Ibu
  • Surat Pribadi: Hai, [Nama Penerima]
  • Surat Lamaran: Kepada Yth., Departemen SDM
  • Surat Undangan: Undangan

6. Tulis Paragraf Pembuka yang Menarik

Paragraf pembuka surat harus menarik perhatian penerima dan menjelaskan tujuan surat secara singkat. Pastikan paragraf ini dapat menarik minat penerima untuk melanjutkan membaca surat Anda.

Contoh paragraf pembuka:

“Saya menulis surat ini untuk mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk menghadiri acara spesial di perusahaan Anda. Saya sangat bersemangat dan tidak sabar untuk dapat berpartisipasi dalam acara tersebut.”

7. Sampaikan Isi Surat dengan Jelas

Pada bagian ini, Anda akan menyampaikan isi surat dengan jelas. Gunakan paragraf yang teratur dan terstruktur untuk memastikan pesan Anda disampaikan dengan baik.

Contoh isi surat:

“Saya ingin mengutarakan keprihatinan saya terkait masalah lingkungan di sekitar kita. Semakin banyak limbah plastik yang terbuang di sungai dan hutan, yang mengakibatkan kerusakan lingkungan dan kesehatan masyarakat. Saya berharap kita dapat bekerja sama untuk mengatasi masalah ini dengan mengurangi penggunaan plastik sekali pakai dan mendaur ulang limbah.”

8. Gunakan Bahasa yang Baik dan Benar

Pastikan penggunaan bahasa dalam surat Anda baik dan benar. Hindari penggunaan bahasa slang atau kata-kata yang tidak sopan. Periksa ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim surat.

9. Jelaskan dengan Rinci Jika Diperlukan

Jika ada informasi penting yang perlu dijelaskan secara rinci, pastikan untuk menguraikannya dengan jelas. Gunakan paragraf tambahan atau poin-poin yang terorganisir untuk menjelaskan informasi tersebut.

10. Sampaikan Pesan Penutup

Setelah menjelaskan isi surat, sampaikan pesan penutup yang sesuai dengan tujuan surat Anda. Sampaikan harapan Anda atau tindakan yang diharapkan dari penerima surat.

Contoh pesan penutup:

“Saya berharap masalah ini dapat menjadi perhatian bersama dan kita dapat bekerja sama untuk mencapai lingkungan yang lebih bersih dan sehat. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.”

11. Tulis Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan sopan. Pilih salam yang sesuai dengan tingkat keformalan surat Anda.

Contoh salam penutup:

  • Surat Resmi: Hormat saya
  • Surat Pribadi: Salam hangat
  • Surat Lamaran: Hormat saya
  • Surat Undangan: Terima kasih

12. Tandatangani Surat

Setelah menulis salam penutup, tandatangani surat dengan tinta atau penandatangan digital. Jika surat dikirim melalui email, cukup tuliskan nama di bawah salam penutup.

13. Cantumkan Lampiran Jika Diperlukan

Jika ada dokumen atau informasi tambahan yang perlu disertakan, cantumkan lampiran di bagian akhir surat. Nyatakan dengan jelas jumlah lampiran dan deskripsi singkatnya.

14. Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim

Sebelum mengirim surat, pastikan untuk memeriksa kembali kesalahan ejaan, tata bahasa, dan kelengkapan informasi. Pastikan surat sudah siap untuk dikirim tanpa perlu perbaikan lebih lanjut.

15. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami

Pastikan bahasa yang digunakan dalam surat mudah dipahami oleh penerima. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu rumit atau jargon yang hanya dipahami oleh sekelompok orang tertentu.

16. Singkat dan Padat

Pastikan surat Anda singkat dan padat. Hindari pengulangan informasi yang tidak perlu. Gunakan paragraf yang efisien dan ringkas agar pesan Anda dapat dimengerti dengan cepat.

17. Gunakan Bahasa yang Sopan

Pastikan penggunaan bahasa dalam surat tetap sopan dan menghormati penerima. Hindari penggunaan kata-kata kasar atau menghina dalam surat Anda.

18. Jangan Menggunakan Gaya Penulisan yang Terlalu Formal atau Terlalu Informal

Pilih gaya penulisan yang sesuai dengan konteks surat. Jangan terlalu formal atau terlalu informal, tetapi gunakan gaya yang profesional dan sopan.

19. Gunakan Kalimat yang Tepat

Pastikan penggunaan kalimat dalam surat Anda tepat dan jelas. Hindari penggunaan kalimat yang ambigu atau tidak jelas.

20. Gunakan Contoh Surat sebagai Referensi

Jika Anda kesulitan menyusun surat, gunakan contoh surat sebagai referensi. Contoh surat dapat memberikan panduan tentang format dan penggunaan bahasa yang tepat.

21. Gunakan Tanda Baca dengan Benar

Pastikan penggunaan tanda baca dalam surat Anda benar. Gunakan tanda baca seperti titik, koma, dan tanda baca lainnya dengan benar sesuai dengan aturan tata bahasa yang berlaku.

22. Sertakan Informasi Kontak

Jangan lupa mencantumkan informasi kontak Anda di bagian akhir surat, seperti alamat email, nomor telepon, atau alamat kantor. Informasi kontak ini akan memudahkan penerima surat untuk menghubungi Anda jika diperlukan.

23. Gunakan Bahasa yang Netral

Pastikan penggunaan bahasa dalam surat Anda netral. Hindari penggunaan bahasa yang memihak atau mengandung prasangka terhadap pihak lain.

24. Gunakan Paragraf yang Terstruktur

Gunakan paragraf yang terstruktur dalam surat Anda. Bagi isi surat menjadi beberapa paragraf yang terpisah untuk memudahkan pembacaan dan pemahaman penerima.

25. Gunakan Kata-kata yang Positif

Gunakan kata-kata yang positif dalam surat Anda. Hindari penggunaan kata-kata yang negatif atau mengandung kritik yang berlebihan.

26. Hindari Penggunaan Singkatan yang Tidak Dikenal

Jika Anda menggunakan singkatan dalam surat, pastikan singkatan tersebut dikenal oleh penerima. Jika tidak, berikan penjelasan singkat tentang singkatan tersebut.

27. Gunakan Bahasa yang Sesuai dengan Penerima

Sesuaikan bahasa yang digunakan dalam surat dengan penerima. Jika surat ditujukan kepada seseorang dengan gelar atau jabatan tertentu, gunakan bahasa yang sesuai.

28. Sertakan Informasi yang Diperlukan

Pastikan surat Anda mencakup informasi yang diperlukan. Jika ada dokumen atau data yang harus disertakan, pastikan untuk mencantumkannya dengan jelas.

29. Tulis dengan Gaya yang Konsisten

Gunakan gaya penulisan yang konsisten dalam surat Anda. Hindari perubahan gaya penulisan yang terlalu sering, karena dapat membingungkan penerima.

30. Sertakan Tanda Tangan Digital Jika Diperlukan

Jika surat dikirim melalui email atau media digital lainnya, Anda dapat menggunakan tanda tangan digital untuk menggantikan tanda tangan fisik. Pastikan tanda tangan digital Anda memiliki format yang tepat dan dapat diakui secara hukum.

31. Jangan Menulis Surat dengan Huruf Kapital Semua

Hindari menulis surat dengan huruf kapital semua. Penggunaan huruf kapital yang berlebihan dapat memberikan kesan bahwa Anda sedang berteriak atau tidak sopan.

32. Hindari Penggunaan Kata yang Tidak Relevan

Pastikan kata-kata yang Anda gunakan dalam surat relevan dengan isi surat. Hindari penggunaan kata yang tidak perlu atau tidak relevan dengan tujuan surat Anda.

33. Gunakan Paragraf yang Berurutan

Gunakan paragraf yang berurutan untuk menyusun surat Anda. Bagi isi surat menjadi beberapa paragraf yang terkait secara logis.

34. Pilih Kata-kata yang Tepat dan Jelas

Pilih kata-kata yang tepat dan jelas dalam surat Anda. Gunakan kata-kata yang dapat memperjelas pesan Anda dan menghindari kebingungan.

35. Gunakan Kalimat Aktif

Gunakan kalimat aktif dalam surat Anda. Kalimat aktif memperjelas hubungan antara subjek dan predikat dalam kalimat.

36. Hindari Penggunaan Kata-kata Klise

Hindari penggunaan kata-kata klise atau frase yang terlalu umum. Gunakan bahasa yang segar dan orisinal dalam surat Anda.

37. Jangan Menulis Surat Terlalu Panjang

Hindari menulis surat terlalu panjang. Usahakan untuk menyampaikan pesan Anda dengan singkat dan padat agar penerima tidak bosan membaca surat.

38. Cantumkan Informasi yang Diperlukan di Sampul Surat

Jika surat dikirim melalui pos, pastikan untuk mencantumkan informasi yang diperlukan di sampul surat, seperti alamat pengirim dan penerima, serta peringatan jika surat perlu segera dibuka.

39. Tulis dengan Tinta yang Jelas

Jika Anda menulis surat dengan tangan, pastikan menggunakan tinta yang jelas dan mudah dibaca. Hindari penggunaan tinta yang pudar atau warna yang sulit terlihat.

40. Sertakan Informasi yang Mendukung

Jika Anda ingin membuktikan klaim atau pernyataan Anda, sertakan informasi pendukung dalam surat. Misalnya, kutipan dari sumber terpercaya atau data statistik yang relevan.

41. Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim

Sebelum mengirim surat, periksa kembali kesalahan penulisan, kesalahan informasi, atau kesal

Related video of Cara Pembuatan Surat yang Baik dan Benar